Binnen de OntwikkelingsAlliantie (diensten welke werkzaam zijn in de Openbare Ruimte) van de gemeente Amsterdam zijn wij vorig jaar begonnen met de Expertisegroep contractvorming en aanbesteding. Doel van deze groep is de aanwezige kennis die op tal van plekken binnen de verschillende organisaties/diensten  als het ware verstopt zit boven water te krijgen. Voor de vragenstellers is het immers handig om te weten waar welke kennis zit, ook al is dat bij een andere gemeentelijke dienst. Maar ook voor de materiedeskundige is dat goed om te weten om bij complexe projecten te kunnen klankborden. Bijkomend voordeel is dat nieuwe ontwikkelingen daardoor beter met elkaar afgestemd kunnen worden en er dus efficiënter kan worden gewerkt.

Aanleiding voor deze aanpak was het feit dat binnen de ruimtelijke sector zaken soms onvoldoende vooraf op elkaar werden afgestemd. Er was ook behoefte om elkaar meer op te gaan zoeken. Waarom een extern bureau inhuren wanneer die kennis weliswaar elders in de stad maar toch in huis is? Ook kan hiermee de ervaringen beter binnen de Amsterdamse organisaties worden vastgehouden. Een andere doelstellingen van de expertisegroep is dat er een betere afstemming komt tussen de specifieke materiedeskundige en nieuwe ontwikkelingen. Moet in dit kader bijvoorbeeld iedereen een nieuw wetsvoorstel lezen of spreek je af dat één iemand het doet en zijn of haar bevindingen deelt? Je gaat dan veel efficiënter om met tijd en dus ook kosten.

De expertisegroep organiseert o.a. nu elke zes weken een workshop. Op deze bijeenkomst wordt iemand uit de organisatie gevraagd over een bepaald onderwerp een presentatie te geven. Zo zijn er al workshops geweest over project start-ups, duurzaamheidscriteria, geïntegreerde contracten en komen er nog workshops over projectaudits, leereffect van projectevaluaties en een verborgen gebrekenverzekering. Op deze workshops kwamen telkens tussen de 10 en 20 mensen. De meerwaarde van deze bijeenkomsten zit in het feit dat men elkaar leert kennen. Want het is nu eenmaal zo, dat je makkelijker de telefoon pakt als je weet wie er aan de andere kant van de lijn zit. Het bevorderen van het persoonlijk contact is tijdens de workshops dan ook net zo belangrijk als het delen van elkaars kennis en expertise.

De eerste resultaten zijn bemoedigend. Natuurlijk, er moet nog het nodige zendelingenwerk worden verricht.  Zo mag bijvoorbeeld de kring van bezoekers  wel wat groter worden. Vaak zie je bij de bijeenkomsten ook dezelfde gezichten. Door het bestaan van de bijeenkomsten intern te promoten zal de belangstelling hiervoor toenemen. Het sluit ook aan bij de behoefte om bij elkaar over de schutting te kijken en ervaringen uit te wisselen. Hoe pak jij een dergelijk project nu aan? Waar loop jij tegenaan en hoe los je dat op? Het uitwisselen van dit soort kennis draagt bij aan meer draagvlak én aan een betere uitvoering van projecten. Daar ben ik van overtuigd.

Kortom, we zijn dus op de goede weg. En ik weet zeker dat dat ook voor King geldt. Tegelijkertijd heb ik wel een punt van zorg. De huidige economische situatie heeft directe gevolgen voor de uitvoering van projecten. Zo wordt er op dit moment zeer kritisch gekeken naar de projecten welke in voorbereiding zijn en worden er andere keuzes gemaakt. Dit kan op termijn hele vervelende gevolgen voor onze netwerkgedachte hebben. Zo zal er ongetwijfeld de nodige kennis weglekken. Simpelweg omdat men de gemeentelijke dienst noodgedwongen moet verlaten. Maar het kan ook betekenen dat de ontstane bereidheid om met gesloten beurs kennis te delen verdwijnt. En vooral dit laatste moeten we ten alle tijden voorkomen. We hebben de luiken opengezet. Laten  we alles in het werk stellen dat ze nu ook daadwerkelijk open blijven.

Marc Ramaker

Marc Ramaker is namens de Gemeente Amsterdam lid van de Deelnemersraad van King.